EKAN e-tjänst
EKAN (Egenkontroll av fartyg i nationell sjöfart) är avsedd att användas av fartygsägare/operatörer som ska rapportera egenkontroll. Som bevis över utförd egenkontroll ska ett egenkontrollintyg skrivas ut i samband med rapporteringen. Intyget ska medföras ombord.
Inloggning
Hur du loggar in i EKAN beror på vad du ska göra i tjänsten eller vilken roll eller företagsverksamhet du har.
Logga in som företag
Om du är ägare till ett fartyg genom ett företag som har ett organisationsnummer loggar du in i EKAN med användarnamn och lösenord som tilldelas av Transportstyrelsen.
Om du saknar du inloggningsuppgifter kan du kontakta Transportstyrelsen.
När du är inloggad genom företagets användaruppgifter kan du:
- Registrera/ändra ombud
- Registrera/ändra informationsansvarig
- Inaktivera eller Aktivera fartyget
Logga in som privatperson
Om du privat är ägare till ett fartyg loggar du in i EKAN genom e-legitimation (bank-id). Om du saknar möjlighet att få en e-legitimation kan du kontakta Transportstyrelsen som kan tilldela dig användarnamn och lösenord för att logga in i tjänsten.
Om du är utsedd som ombud och/eller informationsansvarig (utses av fartygets ägare eller redare) ska du alltid logga in med e-legitimation.
Registrera ett ombud eller informationsansvarig
För att registrera eller ändra ett ombud eller informationsansvarig måste du vara inloggad i tjänsten som ägare eller redare. Ombud och informationsansvarig ska utses för varje fartyg.
Ombud
Det är endast fartygets ägare eller redare som kan utse och registrera ett ombud. Ett ombud har möjlighet att se samtliga uppgifter som finns registrerat i EKAN om fartyget men kan inte ändra några uppgifter eller utföra självdeklaration.
Gör så här för att registrera ombud
- Välj fliken ”Roller och intressenter”.
- Klicka på ”Lägg till ombud”.
- Skriv in personnumret på den som ska vara ombud under ”Sök ombud” och klicka på sökikonen.
- Om personen inte redan finns registrerad i EKAN (Ingen person eller företag kunde hittas i Transportstyrelsens befintliga register). Klicka på ”Registrera och lägg till ny”.
- Skriv in personnumret (under rubriken ”Personnummer”) och klicka därefter på ”Hämta folkbokföringsadress”.
- Klicka på ”Lägg till”.
Ett ombud loggar alltid in i tjänsten med e-legitimation.
Informationsansvarig
Det är endast fartygets ägare eller redare som kan utse och registrera en informationsansvarig. En informationsansvarig måste alltid vara en fysisk person. Den som är informationsansvarig ansvarar för att fartygets uppgifter är korrekta samt lämnar självdeklaration och därmed intygar att fartyget har kontrollerats och uppfyller gällande föreskrifter och är i sjövärdigt skick.
Gör så här för att registrera informationsansvarig
För att registrera en informationsansvarig måste den personen först vara registrerad som ombud (se registrera ombud).
- Klicka på ”Ändra” under rubriken ”Informationsansvarig”.
- Klicka på ”Ingen vald informationsansvarig” så visas en lista på de ombud som finns registrerade för fartyget.
- Välj det ombud som ska vara informationsansvarig.
- Klicka på ”Spara”.
En informationsansvarig loggar alltid in i tjänsten med e-legitimation.
Fartygsuppgifter
Du ska kontrollera och vid behov uppdatera fartygets uppgifter. Detta kan endast göras av den som är informationsansvarig.
| Fribordslängd | Uppgiften behöver inte lämnas om fartyget inte har fastställd fribordslängd eller om fartygets största längd är under 24 meter. |
| Fartygets nyttjande | Ange vilket fartygets användningsområde är (flera val kan anges). |
| Nyttjandeperiod | Ange under vilken tid (från och med - till och med) fartyget används yrkesmässigt. Om fartyget används i november och januari, väljs perioden november-januari. Om fartyget används under hela året anges januari-december. |
| Område som avses trafikeras |
Certifikatspliktigt fartyg: Här avses det område som fartyget är certifierat för. Ändras detta måste också Transportstyrelsen kontaktas för besiktning. |
| Operativa begränsningar | Om det finns faktorer som begränsar fartyget användning, till exempel våghöjd eller isgång, så anges här ”Ja” eller ”Nej”. Om sådana faktorer finns, ska de vara dokumenterade ombord. |
| Typ av last | Fyll i vilka laster som kommer att transporteras med fartyget. Ett eller flera alternativ kan anges. Saknas någon typ, använder du dig av alternativet "Övrigt" och kompletterar med egen text i rutan ”Fritext för övrig last”. |
| Upprätthåller klass |
Om fartyget innehar klass från något EU-godkänt klassificeringssällskap, anges det här. |
| Verifiering | Ange det sätt som använts för att verifiera att fartyget upprätthåller kraven. |
| Byggt enligt regelverk | Beroende på vilket alternativ som angetts i verifieringsrutan ska du här ange det regelverk som fartyget är byggt enligt. Du kan välja ett i listan eller skriva in egen text. (Om du har t.ex. angett att verifiering är gjord genom giltigt certifikat från Transportstyrelsen är fältet låst och du ska inte fylla i denna uppgift). |
| Personer ombord |
Ange en rad för varje område du trafikerar, förutsatt att antal passagerare/max antal ombord skiljer sig åt för de olika områdena.
|
När du har uppdaterat samtliga fartygsuppgifter klicka på ”Spara”. Uppgifterna skickas till Transportstyrelsen för verifiering (verifiering görs ej för fartyg som inte är certifikatspliktiga).
Ångra inskickade ändringar
Du har alltid möjligheten att ångra en inskickad ändring. Detta raderar alla de uppgifter som du har skickat in vilket betyder att du får börja om från början med att lägga in alla uppgifter.
Kontrollistan
Kontrollistan i EKAN är endast en hjälp till att börja bygga sitt egenkontrollsystem som du inte behöver använda dig av. Listan bygger på Transportstyrelsens kontroller gällande sjövärdighetsbesiktning, fribordsbesiktning, besiktning av säkerhetsorganisation och SE-besiktning. Dokumentet måste därför anpassas för varje individuellt fartyg och är fritt att använda. Kontrollistan ska inte skickas in till Transportstyrelsen.
Avrapportera egenkontroll (självdeklaration)
Ett yrkesmässigt fartyg ska avrapportera egenkontroll av sitt fartyg varje år mellan den 1 januari till den 31 maj. Ett fritidsfartyg ska avrapportera egenkontroll vart femte år mellan den 1 januari till den 31 maj.
Det är endast den som innehar rollen som informationsansvarig som kan avrapportera egenkontroll.
I deklarationen intygas att:
- fartyget är i sjövärdigt skick när fartyget används till sjöfart,
- eventuella förändringar av fartygets utformning, utrustning eller användning uppfyller gällande regler,
- eventuella sjöolyckor (inkl. arbetsplatsolyckor) har meddelats till Transportstyrelsen,
- den grundläggande fartygsdokumentationen och fartygsuppgifterna i EKAN är uppdaterad,
- det systematiskt sjösäkerhetsarbetet är etablerat, dokumenterat och anpassat till aktuell verksamhet,
- fartyget har genomgått föreskrivna besiktningar.
Klicka på ”Lämna in självdeklaration”.
Egenkontrollintyg
När du har lämnat avrapporterat egenkontroll ska du skriva ut ett egenkontrollintyg. Intyget ska undertecknas och medföras ombord i fartyget. Du skriver ut intyget genom att klicka på ”Intyg för utskrift”. Intyget är giltigt som längst till den 31 maj året efter att du utfört din självdeklaration och under förutsättning att fartyget eller trafikförutsättningarna inte förändras.