I överlåtelsehandlingen ska fartyget klart kunna identifieras och kunna kopplas ihop med anmälan/ansökan, exempelvis med namn, signal, IMO-nummer eller teknisk specifikation. Det ska också klart framgå att äganderätten helt och utan förbehåll övergått till förvärvaren. Överlåtelsehandlingen ska skrivas under av överlåtaren och skickas in i original. När ärendet är avslutat skickar sjöfartsregistret tillbaka originalhandlingen med rekommenderat brev till den som skickade in den.
För exempel, se nedanstående länkar till köpebrev/Bill of Sale:
En överlåtelsehandling kan också vara exempelvis ett gåvobrev, en bouppteckning, en arvsskifteshandling, ett bodelningsavtal eller en dom.