Bakgrunden till att vi håller ett register över certifikatsinnehavare och certifikat är helt enkelt att vi är skyldiga att göra detta. I och med att vi har denna skyldighet uppstår kostnader vilka vi kommer att beskriva nedan för att du ska förstå vad det är du betalar för. Vi håller ett register över alla certifikatinnehavare och certifikat, liksom vi t.ex. är skyldiga att hålla register över alla luftfartyg, fartyg, motorfordon etc som är registrerade i Sverige. Registerhållningen hos oss sker i olika datorbaserade system, som är särskilt anpassade utifrån de krav och behov som finns beroende på vad registreringen gäller. Kostnaderna för registerhållningen består av kostnader för

• systemet i sig, det vill säga för utveckling (blir årskostnad i form av avskrivningar)
• den tekniska driften (se till att systemet tekniskt fungerar driftsäkert utifrån de krav på tillgänglighet och åtkomst som finns för varje system)
• förvaltningen av systemet (till exempel anpassning till nya behov som systemet ska fylla, ny teknik som systemet ska anpassas till)
• upprätthållandet av it-säkerhetskraven
• den registervård som måste göras i systemet (till exempel uppdatering av innehåll som adressuppgifter, granskning och uppdatering av uppgifter i samband med registerhållning av certifikat, behörigheter, behörighetsbevis och auktorisationer).

Dessa kostnader är de som utgör underlaget för registerhållningsavgifterna inom luftfarten, och det är alltså detta du betalar för.

De verksamheter inom Transportstyrelsen som  har krav på att intäkterna från avgifter är i nivå med kostnaderna är tillståndsprövning, tillsyn och registerhållning. Avgifterna ska sättas så att full kostnadstäckning uppnås. Det innebär att det, på några års sikt, ska råda balans mellan myndighetens kostnader och intäkter från de avgifter som myndigheten tar ut. Certifikaten har olika lång giltighetstid beroende på var det är för typ av certifikat. Certifikat utfärdade enligt våra EU förordningar (t.ex. LAPL, PPL, CPL, MPL, ATPL och även flygledarcertifikat) har en obegränsad giltighetstid. De nationella certifikaten (t.ex. UL och Ballong) har en giltighetstid på max 5 år enligt våra nationella föreskrifterna.

De medicinska intygens giltighetstid styrs av EU-förordningar och giltighetstiden för de medicinska intygen beror på vilken typ av klass det medicinska intyget har samt vilken ålder den sökande har. Det är alltså regelverk som styr vad det är för giltighetstid på certifikaten respektive de medicinska intygen. Det medicinska intyget är ett separat intyg som utfärdas av en flygläkare, medan certifikatet utfärdas av handläggare på Transportstyrelsen. Det innebär att ett certifikat fortfarande kan vara gällande även om man inte innehar ett giltigt medicinskt intyg eftersom det är två olika typer av handlingar med två olika giltighetstider. Man kan därför inte koppla samman giltighetstiden för själva certifikatet, och de medicinska intygen, så att certifikatet med automatik förfaller när det medicinska intyget går ut. Däremot kan man inte nyttja de befogenheter som ett certifikat ger om inte behörigheter och det medicinska intyget är giltigt. Samma sak gäller när det gäller behörigheterna. Samma sak gäller när det kommer till behörigheterna som finns i  flertalet av de olika certifikattyperna. En pilot kan ha haft behörigheter som gått ut på grund av att denne t.ex. inte genomfört kompetenskontroller för att förlänga behörigheterna, eller inte uppfyllt andra krav kopplade till behörigheterna. Det kan också vara så att man genomfört sina kompetenskontroller men att handlingarna av olika orsaker inte nått oss. Då ser det ut som om behörigheten förfallit i vårt register. Men certifikatet har, oavsett giltiga eller ogiltiga behörigheter, sin egen giltighetstid. En behörighet kan även återupptas när som helst under ett år (när förnyelsekraven uppfyllts) och återigen bli giltiga.

Årsavgifter för certifikat faktureras vid ingången av varje nytt kalenderår. Årsavgifter skickas ut till samtliga tillståndsinnehavare som innehar ett gällande certifikat, oavsett om behörigheterna och/eller det medicinska intyget förfallit. En tillståndsinnehavare kan förnya/förlänga både behörigheter och/eller det medicinska intyget under hela året, vilket innebär att det blir således inte möjligt att endast fakturera personer som vid faktureringstillfället även innehar ett giltigt medicinskt intyg och/eller giltiga behörigheter. En tillståndsinnehavare kan exempelvis förnya sitt medicinska intyget dagen efter vi skickat ut fakturorna och då skulle det ju vara såväl olyckligt som orättvist att endast debitera årsavgift för de personer som vid tillfället för faktureringen även har giltigt medicinskt intyg och giltiga behörigheter.

Om man inte längre nyttjar sitt certifikat och inte vill betala årsavgift kommande år måste man som certifikatsinnehavare vidta aktiva åtgärder.