Frågor och svar om timkostnad, fakturering och betalning

Här hittar du de vanligaste frågorna och svaren kring timkostnad, fakturering och betalning.

I den löpande timtaxan som Transportstyrelsen debiterar ingår det förutom lönekostnader som kan knytas till det direkta ärendet även en del av våra gemensamma kostnader. Det kan till exempel röra sig om it-stöd eller ekonomi- juridik och personalfunktioner som inte direkt är kopplade till ett ärende, men som i vissa fall är krav vi har som statlig myndighet och i andra fall krävs för att vår verksamhet ska fungera. Exempelvis har vi som statlig myndighet krav på en omfattande diarie- och arkivhantering för att säkerställa att våra handlingar hanteras på rätt sätt. Något motsvarande krav finns inte för privata aktörer. I avgiften ingår också kostnader för restid och resekostnader inom Sverige. Många ärenden kräver att vi besöker en plats för att genomföra kontrollen. Vi tar då inte ut någon extra avgift, utan den kostnaden slås ut på alla avgiftsbetalare inom området.

Ibland framkommer synpunkten att vi borde ha olika taxor för olika typer av ärenden beroende på om det är handläggare, inspektörer eller andra befattningskategorier som hanterar den specifika ärendetypen. Men det skulle fordra att vi arbetade med ett antal olika taxor, och att kostnaderna för ärenden där många olika befattningskategorier är involverade i arbetet kalkyleras separat. Det skulle möjligen gå att göra så, men det fordrar arbete och resurser (det vill säga ytterligare kostnader) som ska vägas mot fördelarna med en gemensam timtaxa, och vi har valt modellen med en gemensam timtaxa.

En risk skulle också vara att avgiften skulle kunna bli personberoende, eftersom vissa arbetsuppgifter kan utföras av flera olika kategorier av medarbetare, varav vissa innebär en högre timkostnad och andra en lägre. Det skulle kunna medföra att avgiften blev beroende på vilken person som gjort den enskilda arbetsuppgiften, vilket inte är önskvärt.

Timkostnaden ska spegla den kostnad vi har för att bedriva den verksamhet som timtaxan ska täcka. Den är bestämd utifrån självkostnad. Vi får inte använda olika taxor för att styra efterfrågan till vissa perioder genom att då ha en lägre taxa. Vi får heller inte ta ut högre taxa i perioder av högre belastning, om vi inte kan visa att vi har genomgående högre kostnader dessa perioder.

Vi har beslutat att ha en gemensam taxa eftersom det också är enklare för omgivningen att veta vad en timme kostar och för att den administrativa hanteringen blir enklare om vi tillämpar en gemensam taxa.

Vi har tagit ställning i frågan och anser att Transportstyrelsen uttag av avgifter inte är att jämställa med ett normalt inköp – det föreligger ju inte något kund-leverantörsförhållande i traditionell mening och därmed inget avtal parterna emellan.

Vi tar ut avgifter för myndighetsutövande enligt de instruktioner som vi har, och då anser vi inte att mottagaren har rätt att begära en inköpsorder. Vi saknar i dag möjligheten att hantera inköpsorder i våra system och det skulle bli relativt kostsamt att anpassa systemen till sådan hantering. Kostnaderna skulle drabba brukarna genom avgifterna och vi anser att det inte är ekonomiskt försvarbart.

Ja, du måste betala, även om det är dåligt agerande från vår sida att i vissa fall vara så sen med fakturan.

För fakturor gäller att vi tillämpar en 5-årsgräns enligt gällande lagstiftning: vi har möjligheten att fakturera så sent som 5 år efter det att våra insatser har utförts och betalningsmottagaren är skyldig att betala. Vår strävan är givetvis att undvika att vara sena med faktureringen.

När vi skickar en faktura måste vi så gott som möjligt säkerställa att fakturan når rätt mottagare. Den säkraste adress vi har får vi från Skatteverket när det gäller personer och från Bolagsverket när det gäller företag. Vi har integrationer med deras system och får löpande aktuella adresser, som vi använder vid vår fakturering. Därför fakturerar vi inte till tillfälliga adresser.

Enligt våra avgiftsföreskrifter kan debiteringen komma att omprövas, om förhållandena ändras under kalenderåret. I sådana fall beräknas avgiften för hela kvartalet. Det innebär att du kan få tillbaka delar av avgiften kvartalsvis om du begär det. Vi betalar tillbaka enligt kvartalsprincipen: om verksamheten exempelvis pågått eller om innehavet av fartyget gällt första kvartalet och delar av det andra, betalar vi tillbaka de delar av årsavgiften som gäller kvartal 3 och 4. Avgiftsdelen som täcker kvartal 3 och 4 kan du få tillbaka under förutsättning att beloppet du ska få tillbaka är 5 000 kronor eller mer.

Antag att årsavgiften är 11 000 kronor. Då har du rätt att få tillbaka 2/4, det vill säga 5 500 kronor.

Du måste i så fall ansöka om återbetalning så att frågan kan prövas formellt hos oss. Det räcker med att skriver ett mejl till oss där du redogör för din önskan och motiven till den.

Då bör du snarast bestrida (motsätta dig att betala) den faktura du fått. Meddela det via brev eller e-post till Transportstyrelsen. Använd de adress- eller e-postuppgifter som finns på fakturan. Skriv

  • fakturanumret på fakturan
  • att du vill bestrida fakturan
  • motivet till att du bestrider den.

Vi har inte denna möjlighet i dag men ser över möjligheterna för det.

Det är inte problemfritt att hålla reda på e-postadresser, med tanke på att både företag och privatpersoner kan byta sådana, och många gör det ofta. En viktig utgångspunkt när vi skickar fakturor är att de ska hamna hos rätt mottagare. Om vi ska skicka fakturor via vanlig e-post, måste vi på något sätt säkra att vi har ett uppdaterat register över ett stort antal e-postadresser, och det är komplicerat – för att inte säga omöjligt. Vanliga postadresser är betydligt enklare att hålla korrekt uppdaterade via offentliga register som förs via folkbokföringen och Bolagsverket. Vi kan löpande uppdatera våra adresser via integration med deras register.

För vanlig post är därför hanteringen "säkrad", från registrering av adress vidare till överföring till våra system och slutligen utskrift och utdelning av pappersavi.

För e-post är det annorlunda. Då är externa aktörer och mejlservrar inblandade som vi som myndighet inte har några överenskommelser med. Därför undviker vi denna väg – vi kan inte vara säkra på att fakturan hamnar hos rätt mottagare. De säkraste uppgifterna om mottagarens adress finns i folkbokföringen eller i bolagsregistret.

Kammarkollegiet är den myndighet som staten använder för att bevaka och driva in sina fordringar inom Sverige. Om du får ett brev från dem kan det vara ett kravbrev som avser obetalda avgifter, och då har avgiftsanspråket gått till inkasso. Då måste du agera, antingen genom att betala eller genom att bestrida (motsätta dig) kravet om du anser att du har skäl för det. Kammarkollegiet kan driva ett ärende till domstol om det inte betalas.

Om du har invändningar mot en faktura som du fått från oss, ska du bestrida (motsätta dig att betala) den. Då ska du höra av dig till oss via post eller e-post till våra avgiftsbrevlådor. Skriv

  • fakturanumret på fakturan
  • att du vill bestrida fakturan
  • motivet till att du bestrider den.

Transportstyrelsen återkommer med eventuella ytterligare frågor och fattar sedan ett beslut i frågan. Du kan alltså inte be någon av Transportstyrelsens anställda att stoppa din faktura, eftersom endast vissa personer har rätt att stoppa fakturor.

Du kan ansöka om att få en avbetalningsplan för din faktura. Då ansöker du till oss om att få göra en avbetalningsplan för fakturan. Ange skälen till att du behöver dela upp betalningarna och vid vilka tidpunkter du kan betala olika delsummor. Vi prövar då din ansökan och kan bevilja en avbetalningsplan om vi finner skäl till det.

Vi har i uppdrag att finansiera vårt arbeta genom att ta ut avgifter av dem som använder våra tjänster. Om vi har lagt ner arbete för att du ska kunna gå din utbildning eller få ditt tillstånd, måste vi kunna täcka våra kostnader för det arbetet. Därför tar vi betalt när vi lagt ner arbete för någons räkning.

Ibland tillämpar vi ansökningsavgift, vilket innebär att avgiften måste betalas innan handläggningen påbörjas. I vissa fall kan den vara relativt hög, till exempel vid ansökan om tillstånd att bedriva verksamhet enligt Del 145 inom luftfarten. Erfarenhetsmässigt vet vi att arbetet med att granska en sådan tillståndsansökan tar relativt lång tid, betydligt över 40 timmar.

För att synliggöra kostnaden och för att försäkra oss om att få betalt för arbetet kräver vi förskottsbetalt för den uppskattade tidsåtgången, innan vi fortsätter handlägga ärendet. När förskottsbetalningen har kommit till oss påbörjar vi hanteringen. Vid slutdebitering av tillståndsärendet debiteras det totala antalet nedlagda timmar minus den summa vi tidigare debiterat vid förskottsbetalningen. Om det skulle visa sig att vi har förskottsdebiterat mer än vad kostnaden blev för den slutliga tidsåtgången, betalar vi givetvis tillbaka till betalaren.

Vi har i dag ingen lösning för kortbetalning men vi arbetar för att ta fram en sådan.

Vi har i dag ingen lösning för autogirobetalningar på luftfartsområdet men vi arbetar för att ta fram en sådan.